Documentatie

Je schakelt je bestaande praktijknummer door naar het 085-nummer dat je bij aanmelding hebt ontvangen. Dit kan altijd (ook buiten openingstijden) of alleen als de lijn bezet/niet opgenomen is.

Voor KPN: bel *21*085xxxxxxx# om altijd door te schakelen. Voor Ziggo: stel in via Mijn Ziggo. Voor VoIP (3CX, Broadsoft): stel forward in in de beheeromgeving.

De AI neemt op in de naam van jouw praktijk, vraagt naar de reden van het gesprek, bepaalt urgentie en legt een bericht vast. Bij urgente situaties (pijn, noodgeval) stuurt hij direct een WhatsApp-alert naar jou.

De beller wordt bij aanvang geïnformeerd dat zijn/haar gesprek wordt verwerkt door een AI-assistent (AVG Art. 13 / EU AI Act Art. 50).

Via Dashboard → AI Receptionist kun je per dag openingstijden instellen. Buiten openingstijden geeft de AI een andere begroeting en kan hij geen afspraken inplannen.

Ga naar Dashboard → AI Receptionist → Behandelaars. Voeg naam, werkdagen en beschikbaarheidsnoot toe. De AI gebruikt deze informatie om bellers te helpen met agendavragen.

Je kunt een externe agenda-link (bijv. Caresh, Zorgmail of een eigen boekingstool) instellen. De AI verwijst bellers naar deze link als ze een afspraak willen maken.

Telefoonnummers worden versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM) en automatisch verwijderd na de bewaartermijn. Voor zorgpraktijken is dit 15 jaar (WGBO Art. 454).

Gesprekssamenvattingen worden opgeslagen zonder medische details (Art. 9 AVG). Ruwe transcripten worden niet bewaard.

Als je persoonsgegevens namens je patiënten verwerkt via ClinicNow, heb je een DPA nodig. Download deze via /legal/verwerkersovereenkomst of stuur een mail naar privacy@clinicnow.nl.